Gerade in Zeiten des Coronavirus können Unternehmen Büroschließungen effektiv nutzen, um New-Work-Modelle wie das Home-Office zu erproben und zu perfektionieren. Nicht nur in Krisenzeiten lautet das Schlüsselwort für eine gelungene Vereinbarkeit von Familie und Beruf: Flexibilität. Besonders wichtig ist hier die Flexibilität am Arbeitsplatz. Die veraltete Präsenzkultur wird immer häufiger ersetzt durch flexible Arbeitszeiten und -systeme. Hierbei wird längst nicht mehr nur auf Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit oder flexible Vollzeit gesetzt, denn die Digitalisierung ermöglicht dem Arbeitgeber eine Welt voller neuer Möglichkeiten für mehr Flexibilität am Arbeitsplatz.
Auf dem Markt treten immer mehr digitale Tools auf, die es dem Arbeitnehmenden ermöglichen von einem freigewählten Ort am Arbeitsleben teilzunehmen, und das fast ohne Einschränkungen. Mit Hilfe dieser digitalen Tools etablieren sich immer mehr die Arbeitszeitmodelle Home-Office und Remote auf dem Arbeitsmarkt – in den letzten Jahren ist die Anzahl der Unternehmen in Deutschland, die Home-Office anbieten um über 10% gestiegen. Und trotzdem besteht weiterhin noch großes ungenutztes Potential in den Tools, die die Digitalisierung mit sich bringt. Nun, da KITAS und Schulen, Geschäfte und die meisten Büros vorübergehend geschlossen sind, bietet sich die optimale Gelegenheit aus der Not eine Tugend zu machen, und längst verstaubte Arbeitsweisen über Bord zu werfen, um das eigene Unternehmen vor einem wirtschaftlichen Schaden durch das Coronavirus zu bewahren.
Wie kann mit digitalen Tools für mehr Flexibilität gesorgt werden?
Digitale Tools ermöglichen das ortsunabhängige Arbeiten der Arbeitnehmenden. Der Mitarbeitende ist so nicht mehr an seinen Büroplatz gebunden und hat die Möglichkeit, alle Aufgaben auch von Zuhause zu erledigen. Für Mütter, ebenso wie für Väter, ist dies eine enorme Erleichterung. Ebenso für alle anderen Menschen, die den Arbeitsalltag im Unternehmen am Laufen halten wollen, ohne sich mit dem Coronavirus zu infizieren und wiederum andere Mitmenschen damit anzustecken. Einerseits wird ihnen die Möglichkeit geboten, neben der Kinderbetreuung zuhause auch zu arbeiten. Ein krankes Kind, fehlende Betreuungsmöglichkeiten, Schulferien oder gar Schließungen der KITAS und Schulen, stellen für den Arbeitnehmer somit keine allzu großen Probleme mehr da. Andererseits ermöglicht es den Eltern auch zu bürountypischen Zeiten zu arbeiten, beispielweise abends, wenn das Kind bereits im Bett liegt. Viele Eltern würden diese Zeit gerne nutzen, um noch wichtige Aufgaben zu erledigen, die sie tagsüber nicht erledigen konnten. Mit Hilfe der digitalen Tools wird ihnen die Flexibilität, ihre Arbeitszeit selbstständig einzuteilen, gewährleistet. Sie sind nicht mehr an starre Arbeitszeiten gebunden, sondern können die Arbeitsstunden frei an die Kinderbetreuung anpassen. Dies hat nicht nur Vorteile für den Arbeitnehmer, sondern auch für die Arbeitgeber. Während in der klassischen Präsenzkultur gerade Mütter größtenteils in Teilzeit arbeiten, wird ihnen durch das Einführen von digitalen Tools, Home-Office oder Remote, Zugang zu einer höheren Stundenzahl gegeben. Sie stehen dem Arbeitgeber zeitlich wieder mehr zur Verfügung und können aktiver am Arbeitsleben teilnehmen.
Was muss beachtet werden bei der Anwendung von digitalen Tools?
Natürlich sollte der Arbeitgebende im Normalfall, wie bei jeder betrieblichen Entscheidung, nicht von heute auf morgen Knall auf Fall jedem Arbeitnehmenden den Zugang zu digitalen Tools und flexiblen Arbeitszeiten geben. Da nun aber viele Firmen vor der Entscheidung stehen: Wirtschaftlicher Schaden oder schnelles Umsetzungen alternativer Arbeitsmodelle – haben wir aus der Superheldin-Redaktion ein paar Praxis-Tipps für Tools zusammengestellt, mit denen es uns selbst schnell und unkompliziert gelungen ist, orts- und zeitunabhängiges Arbeiten umzusetzen. Im Regelfall sollte zunächst aber geprüft werden, welche digitalen Tools für das Unternehmen in Frage kommen, denn mittlerweile bietet der Markt eine Vielzahl dieser an. Des Weiteren sollte der Arbeitgeber prüfen, welche Mitarbeitenden für die digitale Arbeit geeignet sind. Möglicherweise sollte den Arbeitnehmenden hier die Möglichkeit gegeben werden, ihre Situation und ihren Wunsch nach digitaler Arbeit zu erklären, sodass kein Neid unter den Mitarbeitern entsteht. Für flexibles Arbeiten mit digitalen Tools sind vor allem klare Regeln und Vertrauen wichtig, ohne kann es nicht funktionieren. Der Arbeitgeber sollte deshalb auch klare Zuständigkeitsbereiche festlegen, um Überschneidungen zu vermeiden. Zusätzlich sollte den Mitarbeitenden in digitaler Arbeit klar sein, dass sie auch an Meetings oder wichtigen Gesprächen teilnehmen müssen und sich somit diese Zeit auch von zuhause nehmen müssen. Hier kommen klassisch Telefon- oder Videokonferenzen zum Einsatz.
Digitale Tools – Einige Beispiele
Auf dem Markt gibt es mittlerweile mehrere dutzende digitale Tools, die versprechen mehr Flexibilität ins Unternehmen zu bringen. Welches die richtigen Tools für die jeweiligen Unternehmen sind, hängt von der Struktur der Unternehmung, der Art der Projekte und der Anzahl der Mitarbeitenden ab. Digitale Tools findet man vor allem in den Bereichen des Projektmanagements, der Kommunikation, des Datenaustausches und der Meetingkultur. Nicht jedes Unternehmen braucht für jeden dieser Bereiche eine digitale Alternative, oft reichen hier auch „altmodische“ und vorhandene Systeme wie das Telefon. Um einen Überblick über die führenden digitalen Tools zu geben, haben wir diese einmal übersichtlich zusammengefasst.
Projektmanagement
Projekte benötigen oft mehrere Mitarbeitende, die sich mit diesen befassen. Um eine ständige Anwesenheit nicht vorauszusetzen gibt es mittlerweile Tools, in denen alle Projektschritte zusammengefasst werden und jeder Mitarbeitende den Überblick behalten kann. Die führenden Projektmanagementtools sind hierbei Trello und Asana.
Trello
In Trello können die Projektteilnehmer das Projekt über Boards organisieren. In diesen Boards können die einzelnen Arbeitsprozesse auf Karten festgehalten werden und beispielsweise durch Anhänge, Fristen und To Dos ergänzt werden. Zu jedem Board, jedem Arbeitsprozess und jeder Karte können diejenigen Personen hinzugefügt werden, die unmittelbar Teil hiervon sind. Sie erhalten somit auch Benachrichtigungen über Änderungen und sind immer auf dem Laufenden.
Durch die Kommentarfunktion schafft Trello zusätzlich auch eine Möglichkeit zur Kommunikation. Ebenfalls ermöglicht Trello durch das Anhängen von Dokumenten oder Bildern, den Datenaustausch. Trello dient somit als All-in-One Tool zur Organisation von Projekten und Teams.
Asana
Asana funktioniert ähnlich wie Trello. Auch hier können einzelne Arbeitsprozesse und Karten erstellt werden, sodass die Übersichtlichkeit des Projekts stets garantiert ist. Jedes Mitglied kann als „Follower“ der Prozesse ausgewählt werden, sodass jede Veränderung von allen bemerkt werden kann. Arbeitsprozesse können auch über Abhängigkeiten verknüpft werden, das heißt bestimmte Projektschritte können erst begonnen werden, wenn andere abgeschlossen sind. Ebenso wie bei Trello können Fälligkeiten hinzugefügt werden, sowie Dateien und Kommentare ergänzt werden. Asana ist zusätzlich erweitert durch eine Kalenderfunktion, die ermöglicht das Timing besser zu kontrollieren. Um die Auslastung der Mitarbeiter, sowie das Arbeitspensum zu kontrollieren, hat Asana die Funktionen Workload und Portfolio ergänzt. Des Weiteren bietet Asana die Möglichkeit alle Inhalte mit weiteren Tools, wie Dropbox oder Google Drive zu verknüpfen.
Trello vs. Asana
In vielen Bereichen ergänzen sich Trello und Asana. Jedoch weißt Asana (in der Business Version) noch viele zusätzliche Tools auf, die für das Projektmanagement von Vorteil sind und an aufwendige Projektmanagementsoftwares, wie MS Project, herankommen, jedoch in einer deutlich benutzerfreundlicheren Form. Auch Trello bietet ein Upgrade auf die Business Version an, in einer abgespeckten, aber auch günstigeren Form. Während Asana 24,99€ pro Nutzer im Monat kostet, kostet Trello nur ca. 10€ im Monat und pro Nutzer. Jedes Unternehmen sollte sich also vorab überlegen, welche Tools es sich erhofft und die Erwartungen mit Asana und Trello abgleichen, um die bestmögliche Entscheidung treffen zu können. Unabhängig hiervon, tragen beide Programme durch die Möglichkeit des ortsunabhängigen Abrufens und der ständigen Aktualität zu einer Verbesserung der Flexibilität in der Projektarbeit bei.
Kommunikation
Auch Kommunikation ist ein wichtiges Thema für mehr Flexibilität und eine verbesserte Vereinbarkeit. Diejenigen, die nicht dauerhaft im Büro sein können, können durch Kommunikationstools auf dem Laufenden gehalten werden. Kleine Arbeitsschritte und To Dos müssen so nicht immer über Telefon geklärt werden. Marktführende Tools sind hierbei die klassischen Dienste wie WhatsApp und E-Mail, ebenso wie das Tool Slack.
Slack
Bei Slack findet die Teamarbeit in sogenannten Channels statt. So hat der Mitarbeiter immer den Überblick, welche Nachrichten zu welchem Projekt, Team oder Kunden gehören. Die Teammitglieder können den Channels einfach beitreten und sie auch wieder verlassen. Sogenannte Threads verhindern, dass Nebenunterhaltungen vom Thema oder vom aktuellen Projekt ablenken. Die Channels können nicht nur mit Kollegen, sondern auch mit Klienten, Agenturen oder Partnern geteilt werden, die Teil hiervon sind. Neben der Chatfunktionen können die Mitglieder wichtige Dinge auch per Audio- oder Videoanruf klären, direkt aus dem Programm heraus. Slack bietet während dieser Anrufe auch die Möglichkeit der Bildschirmfreigabe. Dropbox, GoogleDrive, Trello, Asana und Co können ganz einfach mit Trello verbunden werden, sodass nicht ständig zwischen den einzelnen Tools gewechselt werden muss.
WhatsApp ist der Klassiker schlechthin für Kommunikation. 58 Millionen Deutsche nutzen den Messengerdienst täglich. WhatsApp ist kostenlos und einfach. Und auch hier können Arbeitsgruppen erstellt werden, über die alle wichtigen Arbeitsschritte geteilt werden können. Ebenso können Dateien und Links versendet werden und Telefonate geführt werden. Chats können nach wichtigen Nachrichten durchsucht werden und jedes Mitglied kann Nachrichten über die Funktion „mit Stern markieren“ speichern.
Slack vs. WhatsApp
WhatsApp bietet bereits einige Möglichkeiten für die Kommunikation in Teams und Gruppen. Zudem ist es kostenfrei und die hohe Nutzungsrate verrät, dass es bereits fast jeder Deutsche auf dem Smartphone hat. Hier kommt aber auch gleich ein großer Nachteil gegenüber Slack ins Spiel: Die meisten Deutschen benutzen WhatsApp für die private Kommunikation, d.h. in der betrieblichen Kommunikation über WhatsApp können sehr schnell Ablenkungen entstehen und anders als Slack hat WhatsApp keinen Thread, der einen hiervon abhält. Für eine störungsfreie Kommunikation wäre dann also die Anschaffung von Diensttelefonen hilfreich, was wiederrum auch Geld kostet. Slack kostet monatlich je nach Größe des Unternehmens zwischen 7 und 12 Euro, beinhaltet hierfür aber nur die betriebliche und übersichtliche Kommunikation. Dies vereinfacht auch die Übersichtlichkeit für Mitarbeiter, die zuhause arbeiten, da jeder Arbeitsschritt oder Kommentar einfach nachzuvollziehen ist. Vom klassischen Weg über die E-Mail sollte hingegen für eine Verbesserung der Flexibilität eher Abstand genommen werden, da der Austausch hier schnell chaotisch enden kann.
Datenaustausch
Ganz wichtig für mehr Flexibilität ist der unkomplizierte Datenaustausch und das Angebot für jeden Mitarbeiter, wichtige Dokumente ortsunabhängig zu erhalten und zu verwenden. Hierfür gibt es zwei sehr ähnliche Tools, Dropbox und GoogleDrive. Beide ermöglichen das Teilen von Dokumenten und die ständige Abrufbarkeit dieser.
Dropbox
Mit Dropbox können einzelne Ordner erstellt werden, die bestimmten Personen entweder nur zum Ansehen oder auch zum Bearbeiten freigegeben werden können. Diese Ordner können auch auf den normalen Desktop hinzugefügt werden, sodass kein ständiges Linkabrufen nötig ist. Die kostenfreie Variante von Dropbox bietet das Abspeichern von insgesamt 2 GB an. Für mehr Platz wird die Professional Variante benötigt, die 19,99€ im Monat kostet.
GoogleDrive
GoogleDrive funktioniert ähnlich wie Dropbox. Ein großer Unterschied besteht darin, dass hier in der kostenfreien Variante 15 GB freier Speicher enthalten sind. Für mehr Speicher benötigt man auch hier wieder eine geschäftliche Variante. GoogleDrive Ordner können per Link oder Freigabe geteilt werden und von den Mitgliedern des Ordners angesehen bzw. auch bearbeitet werden.
Dropbox vs. GoogleDrive
Beide Systeme bieten eigentlich das gleiche. Bei der Entscheidung welches Tool gewählt werden soll kommt es sicher nur auf Nuancen an. Es sollte sich lediglich im gesamten Unternehmen auf ein System geeinigt werden, um Chaos zu vermeiden.
Meetings
Eine fortschrittliche Meetingkultur ist der wichtigste Bestandteil, um Flexibilität und Vereinbarkeit bieten zu können. In der altmodischen Art müssen alle Teilnehmer eines Meetings anwesend sein, aufgelockert wird dies teilweise schon durch Telefonkonferenzen oder -zuschaltungen. Hier sind die nicht anwesenden Teilnehmer jedoch immer noch im Nachteil, denn sie hören nur die Stimmen, sehen keine Mimik und Gestik, keine Präsentationen. Um diesen Nachteil auszubügeln bietet sich das Verwenden von Videokonferenztools wie Skype oder Zoom an.
Skype
Skype bietet die Möglichkeit Audio- und Videotelefonate zu führen, mit einer oder mehreren Personen. Des Weiteren können Bildschirme geteilt werden, Dokumente verschickt werden und zeitgleich auch Nachrichten geteilt werden. Der abwesende Mitarbeiter bekommt somit trotz seiner Abwesenheit jedes Detail des Meetings mit. Es ist durch die Funktion mit mehreren Personen gleichzeitig zu telefonieren, auch möglich, Meetings abzuhalten, ohne das überhaupt ein Konferenzraum genutzt werden muss.
Zoom
Zoom ist ein Marktführer für Mettinglösungen und auf Meetings spezialisiert. Hier können neben den Video- und Anruftelefonaten auch Meetings vorab geplant werden. Zoom ist auf jeden Wunsch von Unternehmen ausgelegt und hat vereinfachte Funktionen Arbeitsprozesse und -dokumente zu teilen.
Skype vs. Zoom
Trotz ähnlicher Funktionen empfiehlt es sich in größeren Unternehmen auf Zoom auszuweichen, da dieses Tool auf Unternehmen zugeschnitten ist und jede Funktion beachtet wurde. Für kleinere Konferenzen kann jedoch auch Skype genutzt werden, da hier alle wichtigen Funktionen für eine fortschrittliche Meetingkultur ebenfalls erfüllt sind.
Fazit
Mit Hilfe der obengenannten Tools vereinfacht sich jedes Unternehmen schnell den Weg zu einer flexibleren Arbeitswelt. Abwesende Mitarbeitende können genauso in Projekte einbezogen werden, wie anwesende. Sie ermöglichen zudem auch das zeitunabhängige Arbeiten, Eltern können also auch ohne Probleme am Abend noch wichtige Aufgaben erledigen, da sie Zugriff auf alle wichtigen Dokumente haben. So wird nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gesteigert, sondern auch die Arbeitseffizienz. Es empfiehlt sich für die reibungslose Einführung digitaler Arbeit immer, jemanden im Unternehmen speziell für das Einrichten und Betreuen der neuen Arbeitsweisen zu beauftragen. Das muss kein Techi sein, sondern sollte lediglich strukturiert, gut organisiert und offen für Fragen der Kolleg*innen sein und diese geduldig beantworten können.
Trotz der vielen Vorteile von digitalen Tools und Home-Office – sollten Sie aktuell Arbeitnehmende mit Kindern Zuhause haben, die von KITA- und Schulschließungen betroffen sind, seien Sie nachsichtig! Von Zuhause aus effizient zu arbeiten, obwohl die Kinder den ganzen Tag um sie herumwuseln, ist eine wirklich große Herausforderung. Nicht umsonst gibt es im Alltag Betreuungseinrichtungen, die die Beaufsichtigung der Kinder übernehmen, damit die Eltern arbeiten gehen können. Nun können Sie als Arbeitgebender zeigen, wie Sie mit Krisensituationen umgehen und wie familienfreundlich Ihr Unternehmen bereits ist.