Wenn permanenter Aktionismus strategischen Weitblick ersetzt, ist das für jedes Unternehmen ein absoluter Businesskiller! Gutes Projekt- und Zeitmanagement sind für das Erreichen mittel- und langfristiger Ziele das A und O. Schaffen es Beschäftigte nicht ihre To-Do-Listen innerhalb der Regelarbeitszeit abzuarbeiten oder werden ständig Pläne geschmiedet, die nie erfolgreich umgesetzt werden, ist das ein klares Anzeichen, dass es in Ihrem Unternehmen noch an Struktur und Prioritätenmanagement mangelt. Auch eine hohe Mitarbeiterfluktuation, demotivierte Fachkräfte oder eine niedrige Frauenquote sprechen dafür, dass eine ausgewogene Work-Life-Balance fehlt. Aktionismus nervt nicht nur, er führt auch dazu, dass Vorgesetzte ihre eigene Glaubwürdigkeit und Autorität untergraben. Nach dem Motto „Die oder der weiß doch eh nicht, was sie oder er will.“
Was familienfreundliche Unternehmen besonders gut können: Projekte realistisch managen! Denn gute Planung schafft Flexibilität
Wer sein Unternehmen effizient voranbringen will, sollte Hektik vermeiden. Anstatt tausend verschiedene Projekte anzustoßen und Aufgaben sofort gedankenlos zu delegieren, sollten sich Führungskräfte besser auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren, ihren Fokus beibehalten und mit der Zeit ihrer Angestellten wertschätzend umgehen.
Was grundsätzlich für jede Firma gilt, zeichnet familienfreundliche Unternehmen ganz besonders aus. Denn gute Planung schafft Flexibilität, die gerade berufstätige Eltern im Job so dringend brauchen! Sowohl in der Einteilung der Arbeitszeit, als auch im Umgang mit Krisensituationen – beispielsweise, wenn das Kind plötzlich krank wird.
Tschüss Aktionismus, hallo effizientes Arbeiten und glückliche Mitarbeiter*innen
Es kann immer mal etwas dazwischenkommen! Ein Auftrag, der schnell bearbeitet werden muss, oder eine Beschwerde, auf die das Unternehmen zeitnah reagieren sollte. Allerdings ist es ein Irrglaube, dass Projektmanagement und agiles Arbeiten sich ausschließen. Denn auch Zeitslots für Unvorhergesehenes lassen sich einplanen. Forderungen wie „sofort“ oder „am besten heute noch“ setzen Beschäftigte enorm unter Druck und führen langfristig dazu, dass Aufgaben, die gestern noch dringlich erschienen, auf der To-Do-Liste immer weiter nach unten rutschen und schlussendlich unter den Tisch fallen. Oder dass Mitarbeiter*innen irgendwann innerlich kündigen, weil sie aufgrund des vermeintlich hohen Arbeitspensums, fehlender Erfolgserlebnisse oder permanentem Stress völlig frustriert sind.
Tipps für ein gelungenes familienfreundliches Projektmanagement in Zeiten von New Work
In familienfreundlichen Unternehmen herrscht trotz verschiedener Arbeitsmodelle und -orte weit weniger Chaos, Frustration und Illoyalität. Dort sticht immer wieder heraus, dass Vorgesetzte ungewöhnlich viel Zeit ins Projekt, Zeit- und Personalmanagement investieren. Man könnte sogar sagen, dass das reine Managen dieser Bereiche die drei Hauptaufgaben darstellen. Übrigens gilt das nicht nur für erfolgreiche Firmen mit einer ausgeprägten familienfreundlichen Unternehmenskultur, sondern auch für Teams, die komplett remote arbeiten. Denn überall dort, wo New Work etabliert und auf die Bedürfnisse der Beschäftigten eingegangen wird, werden die Schwachpunkte schlechter Organisation schneller sichtbar, als bei konservativen Präsenz-Vollzeit-Teams. Zeit also, die richtigen Prioritäten zu setzen und Prozesse umzukrempeln!
Tipps, wie Personalverantwortliche ihr Unternehmen durch bessere Planung familienfreundlicher machen:
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Behalten Sie den Überblick über Ihre Personal-Ressourcen:
Einer der größten Fehler, den Sie machen können, ist Aufgaben wahllos zu delegieren, ohne Rücksicht darauf zu nehmen, welches Arbeitszeitmodell mit Beschäftigten vereinbart wurde. Teilzeitmitarbeiter*innen können und müssen nicht dasselbe Arbeitsvolumen bedienen wie Vollzeitkolleg*innen. Klingt logisch? Leider nicht! Häufig wird vor allem Teilzeitmüttern einfach das Gehalt halbiert, die Aufgaben bleiben aber dieselben. Das darf in einem familienfreundlichen Unternehmen nicht passieren. Darum ist es wichtig, dass Sie im persönlichen Gespräch mit Beschäftigten herausfinden, welche Aufgaben innerhalb der vereinbarten Regelarbeitszeit bewältigt werden können. Fragen Sie außerdem regelmäßig nach, wie Beschäftigte mit ihren Stunden zurechtkommen oder ob Aufgabe xy innerhalb dieser Zeit noch machbar ist. Übrigens: Anstatt Mitarbeiter*innen, die ihr Pensum reduzieren dann zu „degradieren“, wäre die bessere Lösung, ihnen eine Assistenz oder einen Werkstudierenden zur Seite zu stellen, der auffängt, was diese durch die Arbeitszeitreduktion nicht mehr leisten können. Genauso wichtig ist, dass Sie den Überblick darüber behalten wer wann arbeitet. Viele Mütter entscheiden sich für eine 4-Tage-Woche, beispielsweise einen freien Freitag, den sie der Familie und häuslichen Pflichten widmen, doch leider wird das oft ignoriert. Ist Ihnen selbst alles schon passiert? Sicherlich ohne böse Absicht. Denn Punkt 1 ist nicht nur einer der schwersten Fehler, sondern auch einer der häufigsten.
Zusammenfassend gilt:
- Schauen Sie regelmäßig nach, wer wie viel Zeit zum Arbeiten zur Verfügung hat
- Erfragen Sie bei neuen Aufgabenstellungen immer vorher, ob diese in den Zeitplan passen
- Achten Sie darauf, wer wann arbeitet und planen Sie entsprechend
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Delegieren Sie Aufgaben immer mit einer Prioritätenzuordnung
Schon klar, alles ist wichtig und sollte am besten sofort erledigt werden. Dann haben Sie es aus dem Kopf und können gedanklich einen Haken setzen. Dieser Wunsch ist nachvollziehbar! Als Vorgesetzter ist es aber Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass Ziele effizient erreicht werden und Ihr Unternehmen nachhaltig erfolgreich ist. Das schaffen Sie nur, indem Sie Personal-Ressourcen sinnvoll einsetzen, auf Ihr Budget achten und wirklich wichtige Aufgaben auch zeitnah erledigt werden. Sie sind der Chaos-Master und dafür verantwortlich, dass alles seine Ordnung hat. Wenn Sie beim nächsten Mal also eine neue Aufgabe auf dem Tisch haben – ganz egal, ob Sie diese selbst erledigen oder delegieren – nehmen Sie sich einen Moment Zeit für die dazugehörige Prioritätensetzung. Bringen Sie im Umkehrschluss auch Beschäftigten bei, nach Prioritäten und Deadlines für Aufgaben und Projekte zu fragen. Auch im Kontext zu anderen To-Dos auf ihrer Liste. Denn Prioritäten können sich über kurz oder lang eben auch mal ändern!
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Ordnen Sie To-Dos sinnvolle Deadlines zu
Jedes Projekt benötigt ein Start- und Enddatum. Selbst Zwischenschritte können und sollten finale Deadlines haben, da Projektaufgaben, auch verschiedener Teammitglieder, im Normalfall aufeinander aufbauen. Der Klassiker familienunfreundlicher Projektplanung: unrealistische Deadlines, die nur dazu dienen, Ihre Nerven zu schonen. Dazu ist es wichtig, gemeinsam mit Verantwortlichen zu klären, wie viel Zeit dieser wohl für bestimmte Aufgabenstellungen benötigen wird und welche anderen To-Dos auf seinem Tisch liegen, die noch dringlicher sind. In vielen familienfreundlichen Unternehmen bestimmen Mitarbeiter*innen dies selbst und dokumentieren Start- und Enddaten für Aufgaben eigenverantwortlich in großen Projektmanagementlisten oder -tools. Ist die Prioritätenzuordnung im Vorfeld geklärt, sollte dieses Vorgehen kein Problem darstellen. Beim Setzen von realistischen Deadlines sollte immer auch das Arbeitsmodell des Verantwortlichen beachtet werden und wie viele Wochenstunden ihm für das Erledigen seiner Aufgaben zur Verfügung stehen. Gerade dann, wenn noch weitere Teammitglieder involviert sind, die ebenso wenig von 9-to-5 arbeiten.
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Vereinbaren Sie allgemeingültige Bearbeitungsfristen:
Familienfreundlichkeit hin oder her – Gutes Projektmanagement lebt nicht nur von mittel- und langfristigen Deadlines, sondern auch von allgemeingültigen Bearbeitungsfristen, die für alle Mitarbeiter*innen gelten. Vereinbaren Sie einen realistischen Kodex für Standardprozesse wie das Beantworten interner E-Mails oder Nachrichten. Die Betonung liegt hier auf „realistisch“. Überlegen Sie sich innerhalb welches Zeitraums es wirklich jede*r schafft, seinen Kolleg*innen ein kurzes Feedback zukommen zu lassen. Das können 48-Stunden-Fristen oder auch mehrere Tage sein. Diese Regelungen gelten dann nicht nur für Teilzeitmitarbeiter*innen, Remote Worker, Beschäftigte im Home-Office und Eltern mit flexiblen Arbeitszeiten, sondern für jeden Mitarbeitenden innerhalb des Unternehmens. Hier ist es von Vorteil, einheitliche Konzepte zu entwickeln, damit sich alle Beschäftigten fair behandelt fühlen und Prozesse nicht stillstehen, während die Arbeit für Vollzeitbeschäftigte weitergeht.
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Streichen Sie Forderungen wie „sofort“ oder „am besten heute noch“ aus Ihrem Wortschatz
So verlockend es auch ist, von jedem Mitarbeitenden Höchstleistungen und ständige Erreichbarkeit zu fordern – lassen Sie es! Denn auch wenn Ihnen ebenfalls jemand im Nacken sitzt, der Druck macht, schützen Sie sich selbst und Ihr Team vor unnötigem Stress. Es gibt nur sehr wenige To-Dos, ohne deren sofortige Bearbeitung gleich die Welt zusammenbricht, oder? Gehen Sie in sich und fragen Sie sich, ob ein „sofort“ oder „heute noch“ wirklich nötig ist, oder ob es nur Ihr persönlicher Wunsch nach schnellen und reibungslosen Prozessen ist, den Sie hier auf die Projektplanung Ihres Teams projizieren. Sie verlieren nicht die Kontrolle, nur weil Sie Mitarbeitenden mehr Zeit und Raum lassen, vernünftig abzuliefern. Ganz im Gegenteil, wer alles immer parallel und sofort erledigen muss, gerät zwangsläufig ins Schludern. Wer sich aber Zeit nehmen kann, Dinge fokussiert und mit Bedacht anzugehen, wird Projekte in Zukunft noch besser meistern.
Aktionismus ja, Aktionismus-Kultur nein! Nur gute Organisation schafft die Möglichkeit, Familie und Beruf in Einklang zu bringen
Aktionismus kann manchmal für den nötigen Schub sorgen, um tolle Ideen mit viel Elan in die Tat umzusetzen. Herrscht aber eine regelrechte Aktionismus-Kultur, die besonnenes Planen und Handeln ersetzt, bleiben Familienfreundlichkeit und Work-Life-Balance auf der Strecke. Das ist es aber gerade, was ein familienbewusstes Unternehmen ausmacht: Flexibilität durch gute Planung und die Möglichkeit Familie und Beruf nachhaltig in Einklang zu bringen.